학년도 전환과 인사이동

학년이 바뀌는 2~3월은 HighLabs에서 손댈 일이 가장 많은 시기입니다. 학교 총괄 운영자가 이 순서대로 처리하면 됩니다.

한눈에 보는 연간 흐름

1. 새 학년도 열기

새 학년도는 학교 화면에서 열 수 없습니다. highlabs@highlabs.kr로 요청하세요.

요청할 때 함께 보내 주시면 좋습니다.

• 학교 코드(1-0001 형태)와 여는 학년도(예: 2028학년도)
• 그 학년도의 모집 요강 — 전형, 학과, 전형 × 학과별 모집 정원, 점수 방식, 전형 일정

새 학년도가 열리면 상단 바의 조회 학년도 목록에 그 해가 나타나고, 가장 최근 학년도가 현재 대상 학년도가 됩니다. 이전 학년도는 자동으로 과년도가 되어 운영 단계가 최종 마감으로 고정됩니다.

2. 담당 중학교 다시 배정하기

학년도가 바뀌어도 담당 중학교 배정은 그대로 남습니다. 담당자가 바뀌었다면 신입생 관리 → 교사 관리에서 다시 배정하세요.

• 배정이 하나도 없는 선생님에게는 학생이 한 명도 보이지 않습니다.
• 전보로 떠난 선생님의 배정을 먼저 해제하고, 새 담당자에게 같은 중학교를 배정합니다.

배정을 마쳤으면 입시 운영에서 단계를 모집 시작으로 넘깁니다.

3. 신입생을 재학생 명단에 올리기

합격자가 확정되면(운영 단계 최종 마감) 신입생을 재학생으로 옮깁니다.

1. 신입생 관리 → 학생 관리에서 엑셀로 최종 합격자 명단을 내려받습니다.
2. 학교에서 부여한 학번과 학년·반·번호를 채워 파일을 만듭니다. 열 이름은 공용 학생 명단의 가져오기 규칙에 맞춥니다.
3. 학교 포털 → 공용 학생 명단에서 파일을 올립니다.

올리면 학년·반 정보에 따라 진학 관리의 학급이 자동으로 만들어지고, 그 학생들이 진학 관리 대상이 됩니다.

4. 진급·졸업 처리하기

1. 재학생 전체 명단을 준비합니다. 학번은 그대로 두고 학년도·학년·반·번호만 새 값으로 바꿉니다.
2. 학교 포털 → 공용 학생 명단에서 파일을 올립니다.
3. 같은 학번의 학생은 새 값으로 갱신되고, 파일에만 있는 학생은 새로 추가됩니다.

졸업생은 파일에서 빼면 명단에 그대로 남습니다(자동으로 지워지지 않습니다). 정리가 필요하면 highlabs@highlabs.kr로 요청하세요.

5. 전보·퇴직 계정 정리하기

학교를 떠난 선생님은 권한부터 거두고 계정을 정리합니다.

• 면접 배정이 남아 있는 선생님은 삭제할 수 없습니다. 면접 관리에서 배정을 다른 면접관에게 옮긴 뒤 지우세요.
• 신입생 관리에서 담당자를 삭제해도 학교 포털의 계정은 남습니다.
• 이미 로그인해서 쓰고 있던 계정(사용중)은 학교 화면에서 지울 수 없습니다. highlabs@highlabs.kr로 요청하세요. 사전등록 상태인 계정만 학교에서 삭제합니다.
• 선생님이 다른 HighLabs 도입 학교로 옮긴다면 소속 변경도 HighLabs가 처리합니다. 본인이 새 학교 코드로 다시 가입하려 하면 "이미 다른 학교에 소속된 전화번호입니다"라며 막힙니다.

6. 총괄 운영자 인수인계 체크리스트

담당 부장이 바뀔 때는 새 사람을 먼저 지정한 뒤 기존 권한을 해제합니다. 총괄 운영자가 한 명도 남지 않게 할 수는 없습니다.

• 새 담당자가 HighLabs에 가입되어 있고 로그인이 되는지 확인
• 학교 포털 → 구성원 관리 → 그 사람의 권한 → 학교 총괄 운영자로 지정
• 새 담당자가 학교 포털·신입생 관리·진학 관리에 들어가지는지 확인
• 회원가입 코드를 어디에 안내해 두었는지 넘겨주기 (문자 양식, 공지, 교무 수첩 등)
• 진행 중인 HighLabs 문의 메일 스레드 공유
• 교장·교감 선생님이 학교 관리자(열람 전용)로 들어 있는지 확인
• 마지막으로 이전 담당자의 권한을 권한 관리에서 해제